Keçidə nə vaxt ehtiyac yaranır?
Excel kiçik və sabit siyahılar üçün rahat ola bilər. Eyni məlumatı bir neçə əməkdaş yeniləyirsə, təsdiqlər mesajlarda qalırsa və hesabat hər ay yenidən yığılırsa, HRM sisteminə keçidi qiymətləndirmək məntiqlidir. Qərar yalnız işçi sayına əsaslanmır: filialların sayı, növbələr, sənəd həcmi və giriş icazələri də mürəkkəbliyi artırır.
Məlumat xəritəsi hazırlayın
İstifadə etdiyiniz faylları sadalayın və hər biri üçün sahibini müəyyən edin. Şəxsi iş, davamiyyət, məzuniyyət və namizəd cədvəllərində təkrarlanan sahələri qeyd edin. Hər məlumatın etibarlı mənbəsini seçin. Məxfi məlumatları hansı rolun görə biləcəyini ayrıca razılaşdırın. Keçid siyahısı sadəcə texniki import işi deyil; məlumatın mənasını və istifadəsini də izah etməlidir.
- Əməkdaş üçün sabit daxili nömrə.
- Departament və vəzifələrin vahid siyahısı.
- Tarix və telefon formatlarının uyğunluğu.
- Keçid tarixinə təsdiqlənmiş məzuniyyət qalığı.
- Arxiv və aktiv qeydlərin ayrılması.
Pilot komanda və qəbul meyarları
Bir departament və məhdud proseslə başlayın. Pilot iştirakçıların həm gündəlik işi görən HR əməkdaşından, həm də rəhbərdən ibarət olması faydalıdır. Məlumat köçürüldükdən sonra əvvəlcədən seçilmiş profilləri köhnə mənbə ilə tutuşdurun. Məzuniyyət və davamiyyət kimi bağlı proseslərdə təkcə sayı deyil, hesablamanın səbəbini də yoxlayın. Qəbul meyarları yazılı və təkrarlana bilən olmalıdır.
Canlı istifadəyə keçid
Köhnə mənbədə dəyişikliklərin dayandırılacağı vaxtı, yekun köçürmə addımını və dəstək kanalını müəyyən edin. Komandaya qısa rol əsaslı təlim verin: HR, rəhbər və əməkdaşın ehtiyacı eyni deyil. İlk həftələrdə səhvləri vahid siyahıda qeyd edin və səbəbləri araşdırın. Keçid tamamlandıqdan sonra məlumatın yenidən ayrı cədvəllərə parçalanmaması üçün əsas iş qaydalarını sənədləşdirin.
Köçürüləcək məlumatın sahibini müəyyən edin
Fayllar arasında ziddiyyət olduqda hansı mənbənin əsas sayıldığını əvvəlcədən razılaşdırın. HR işçi məlumatını, departament rəhbəri təşkilati bağlılığı, məsul texniki şəxs isə format və fayl ötürməsini yoxlaya bilər. Məlumatın düzgünlüyü yalnız proqramçının işi deyil. Təsdiqlənmiş mənbənin versiyasını və qəbul tarixini saxlayın.
Excel və HRM arasındakı əsas fərqlər
Sınaq köçürülməsinin qəbul protokolu
Əvvəlcə kiçik nümunə yükləyin. Sətir sayını, təkrar əməkdaş ID-lərini, boş məcburi sahələri və tarixləri yoxlayın. Seçilmiş əməkdaşların sənəd və departament əlaqələrini ilkin faylla tutuşdurun. Xəta siyahısını düzəltdikdən sonra prosesi təkrar edin. Yalnız ekranda adların görünməsi köçürülmənin düzgün başa çatdığını göstərmir.
- Mənbədəki və sistemdəki qeyd sayı eynidirmi?
- Tarix və Azərbaycan hərfləri düzgün görünürmü?
- Departament və status uyğunluğu təsdiqlənibmi?
- Təkrar qeydlər üzrə qərar sənədləşdirilibmi?
Elektron şəxsi iş üçün məlumat qaydaları
Keçid günü və geri dönüş planı
Köhnə faylda dəyişikliklərin nə vaxt dayandırılacağını və son yeniləmənin yeni sistemə necə ötürüləcəyini yazın. Keçid günü üçün məsul şəxslər və əlaqə kanalı müəyyən edilsin. Problem yaranarsa hansı məlumatın ehtiyat nüsxədən bərpa olunacağı əvvəlcədən bilinsin. Bir müddət iki sistemdən istifadə edilirsə rəsmi mənbənin hansı olduğu komanda üçün aydın olmalıdır.
Pilot sınağının qəbul meyarları
İdxaldan əvvəl səkkiz yoxlama
Keçid faylının bir dəyişməz nüsxəsini saxlayın və yalnız işçi nüsxəsində düzəliş edin. Əvvəlcə kiçik pilot dəstini köçürün, mənbə ilə nəticəni müqayisə edin və yalnız fərqlər izah ediləndən sonra tam keçid edin.
- İşçi kodları boş deyil və təkrarlanmır.
- Ad və soyad ayrı sahələrdədir.
- Tarixlər eyni formatdadır.
- Departament adları lüğətlə uyğun gəlir.
- Telefon formatı standartlaşdırılıb.
- Aktiv və arxiv əməkdaşlar ayrılıb.
- Məzuniyyət qalıqlarının kəsilmə tarixi yazılıb.
- Sətir sayı və seçilmiş nümunələr mənbə ilə tutuşdurulub.
Kadr məlumatının vahidləşdirilməsi Pilot üçün seçim sualları
Məlumat təmizləməsi: üç konkret səhv nümunəsi
Bu nümunələrdəki kodlar və dəyərlər tədris üçündür. DEMO-001 kodu iki sətirdədirsə, ad oxşarlığına görə birini silməyin: mənbə sahibindən hansı qeydin qüvvədə olduğunu təsdiqləyin. “Satış”, “Satis” və “Satış şöbəsi” eyni şöbədirsə, vahid lüğətə bağlayın. 03/04/2026 kimi qeyri-müəyyən tarixi formatına baxıb təxmin etməyin; mənbə qaydasını dəqiqləşdirib 2026-04-03 kimi vahid formata çevirin.
Sınaq dəstinin nəzarət protokolu
Təmizlənmiş kiçik dəsti ayrıca saxlayın. Məsələn, 20 mənbə sətrindən 2-si təsdiqlənmiş dublikatdırsa, gözlənilən 18 unikal kartı yazın. Köçürmədən sonra 17 kart görünməsi “demək olar hazırdır” deyil: çatışmayan kodu tapıb səbəbini aradan qaldırın. Məlumat bərpası və geri dönüş meyarını tam köçürmədən əvvəl razılaşdırın. Hazır demoda avtomatik Excel idxalı vəd edilmir; format və idxal işi tətbiq mərhələsində müəyyənləşdirilir.
Köçürmə üçün məlumat sahələri Əməkdaş bazasının imkanları və sərhədləri