Vahid işçi bazası yaradın
Kadr uçotu proqramının əsasını düzgün işçi bazası təşkil edir. Hər əməkdaş üçün sabit daxili identifikator, ad, soyad, departament, vəzifə, işə başlama tarixi və iş statusu müəyyən edin. Eyni məlumat bir neçə cədvəldə saxlanırsa, hansı mənbənin əsas olduğunu razılaşdırın. Vəzifə və departament adlarının standart siyahıdan seçilməsi hesabatda eyni şöbənin fərqli adlarla görünməsinin qarşısını alır.
Cari məlumat və tarixçə
Əməkdaşın vəzifəsi dəyişdikdə əvvəlki qeyd itirilməməlidir. Dəyişikliyin qüvvəyə mindiyi tarix, əvvəlki və yeni vəzifə, departament və əsas sənədə istinad ayrıca saxlanıla bilər. Belə tarixçə müəyyən dövrdə işçinin hansı komandada işlədiyini anlamağa kömək edir. Daxil edilmə tarixi ilə qüvvəyə minmə tarixi həmişə eyni olmur; hesabatlarda bu fərqi nəzərə alın.
Elektron şəxsi işin yoxlama siyahısı
Elektron şəxsi iş əməkdaş profilini aidiyyəti sənədlərlə əlaqələndirir. Faylın mövcudluğu yetərli deyil: sənədin düzgün şəxsə bağlandığını və son versiyanın seçildiyini yoxlayın. Məlumat keyfiyyətinə cavabdeh şəxs təyin edin və boş məcburi sahələri müntəzəm izləyin.
- Təkrar işçi nömrələrini və profilləri aşkarlayın.
- Boş işə qəbul tarixlərini yoxlayın.
- Aktiv və ayrılmış əməkdaşları ayırın.
- Sənəd nömrəsi və tarixlərin uyğunluğunu tutuşdurun.
- İcazələri iş ehtiyacına görə məhdudlaşdırın.
Excel-dən köçürmə üçün hazırlıq
İlkin faylın ehtiyat nüsxəsini saxlayın və təmizləməni ayrıca nüsxədə aparın. Mətn kimi saxlanmış tarixləri, bir xanadakı bir neçə telefonu və qarışıq statusları düzəldin. Bütün məlumatı bir anda köçürmək əvəzinə nümunə qrup seçin. Köçürmədən sonra həm qeyd sayını, həm də məlumat məzmununu yoxlayın. HRM proqramında səliqəli başlanğıc bazası sonrakı davamiyyət, məzuniyyət və hesabatların daha etibarlı olmasına kömək edir.
Bir əməkdaş üçün vahid identifikator seçin
Ad və soyad dəyişə, eyni adlı insanlar eyni komandada işləyə bilər. Buna görə əməkdaş ID-si iş tarixçəsi, sənəd, davamiyyət və avadanlıq qeydlərini əlaqələndirmək üçün daha dayanıqlı açardır. Eyni şəxsin yenidən işə qayıtması halında yeni iş münasibətini əvvəlki tarixçədən ayırın. İdentifikatorun necə verildiyi və təkrar istifadəyə icazə olub-olmadığı əvvəlcədən yazılsın.
Kadr uçotu proqramında məlumatın strukturu
Cari məlumatla tarixçəni ayrı saxlayın
Vəzifə dəyişəndə köhnə vəzifənin üzərindən yazmaq keçmiş hesabatın mənasını dəyişə bilər. Dəyişiklik tarixi, əvvəlki və yeni dəyər, qərar sənədi və məsul şəxs saxlanılsın. Eyni yanaşma departament və rəhbər dəyişikliyinə də aiddir. Cari işçi kartı sürətli baxış üçündür; tarixçə isə müəyyən gündəki təşkilati vəziyyəti izah edir.
Təşkilati struktur və tabeçilik əlaqələri
İlkin məlumat yüklənməzdən əvvəl yoxlayın
Əməkdaşların siyahısını standart sütunlara çevirin və məcburi sahələri müəyyən edin. Tarix formatları, işə başlama günü, departament adları və status dəyərləri bir qaydada yazılsın. E-poçt və telefon uyğunluqları mümkün təkrarları tapmağa kömək edə bilər, lakin avtomatik silmə qərarı üçün təkbaşına kifayət deyil. Şübhəli qeydləri məsul HR əməkdaşı təsdiqləsin.
Əməkdaş məlumat forması Məlumatların köçürülməsi planı
Şəxsi iş üçün minimum yoxlama siyahısı
Elektron şəxsi işdə hər sənədi toplamaq məqsəd deyil. İşçi identifikatorunu, qüvvədə olan vəzifə və departamenti, işə başlama tarixini, iş əlaqələrini və proses üçün əsaslandırılmış sənəd reyestrini yoxlayın. Sənədin özü ilə onun nömrə və müddət metadatasını ayırın. Hüquqi əsas, saxlanma müddəti və giriş dairəsi təsdiqlənmədən həssas məlumatı ümumi qovluğa yükləməyin.
- Mənbə və son yoxlama tarixi məlumdur.
- Eyni əməkdaş üçün təkrar kart yoxdur.
- Tarixi və qüvvədə olan qeydlər ayrılır.
- Düzəliş və giriş səlahiyyəti müəyyən edilib.