Создайте единую базу персонала
Основа кадровой программы — корректная база. Для сотрудника определите стабильный внутренний код, имя, фамилию, отдел, должность, начало работы и статус. При нескольких таблицах согласуйте главный источник. Выбор подразделений и должностей из общего списка предотвращает разные названия одного отдела в отчетах.
Текущие сведения и история
При смене должности прежняя запись не должна теряться. Можно отдельно сохранять дату действия, старую и новую должности, отдел и основание. История объясняет, где человек работал в прошлом. Дата ввода и дата вступления в силу могут различаться; отчет должен учитывать это.
Проверочный список личного дела
Личное дело связывает профиль с документами. Наличия файла недостаточно: проверьте сотрудника и актуальность версии. Назначьте ответственного за качество и регулярно проверяйте обязательные пустые поля.
- Находите повторные коды и профили.
- Проверяйте отсутствующие даты приема.
- Разделяйте действующих и ушедших работников.
- Сверяйте номера документов и даты.
- Ограничивайте права служебной необходимостью.
Подготовка переноса из Excel
Сохраните исходную резервную копию, очищайте отдельный файл. Исправьте даты-текст, несколько телефонов в ячейке и смешанные статусы. Начните с небольшой группы. После переноса проверяйте не только количество, но и содержание. Аккуратная стартовая база поддерживает надежность отпусков, посещаемости и отчетов.
Один устойчивый идентификатор сотрудника
Имя может измениться, а тезки — работать вместе. Внутренний код надежнее связывает историю, документы, посещаемость и имущество. При повторном найме различайте новое трудовое отношение и прошлую историю. Опишите выдачу кодов и допустимость повторного использования.
Структура данных кадровой программы
Храните историю отдельно от текущей карточки
Перезапись прежней должности может изменить смысл старого отчета. Сохраняйте дату, старое и новое значения, документ и ответственного. Это относится и к руководителю и отделу. Текущая карточка нужна для быстрого просмотра, история — для объяснения состояния на конкретный день.
Проверьте исходные сведения до загрузки
Приведите список к стандартным колонкам, задайте обязательные поля, форматы дат и статусов. Телефон и почта помогают найти возможные дубли, но не являются достаточным основанием для автоматического удаления. Сомнительные совпадения должен подтвердить ответственный HR-специалист.
Анкета сотрудника План переноса кадровых данных
Минимальная проверка личного дела
Цель не в сборе всех возможных документов. Проверьте идентификатор, действующую должность и отдел, дату начала работы, рабочие контакты и обоснованный реестр документов. Сам файл и его номер или срок действия — разные данные. До подтверждения основания, срока хранения и круга доступа не загружайте чувствительные данные в общий каталог.
- Известны источник и дата последней проверки.
- Нет повторной карточки сотрудника.
- Исторические и действующие записи разделены.
- Назначены права доступа и исправления.