Sənəd reyestri nədən ibarətdir?
HR sənəd reyestri faylların sadə siyahısından daha çox məlumat saxlayır. Sənədin əməkdaşa aidiyyəti, növü, nömrəsi, verilmə tarixi, qüvvədə olma müddəti və son versiyası ayrı sahələrlə qeyd edilir. Bu quruluş müqavilə, arayış, sertifikat və təhvil-təslim sənədini tapmağı asanlaşdırır. Kateqoriyalar əvvəlcədən razılaşdırılarsa, eyni sənəd fərqli adlarla təkrar əlavə olunmaz.
Elektron şəxsi işin quruluşu
Əməkdaşın profilini əsas qeyd kimi götürün və sənədləri həmin qeydə bağlayın. Qovluq adında şəxsi məlumatı həddindən artıq göstərmək əvəzinə daxili işçi nömrəsindən istifadə oluna bilər. Fayl adında sənəd növü və tarix kimi sabit qayda seçin. Axtarışın yalnız fayl adından asılı qalmaması üçün vacib məlumatı reyestr sahələrində də saxlayın.
- Sənəd növü və aid olduğu əməkdaş.
- Hazırlayan və yoxlayan məsul şəxs.
- Yaradılma, dəyişiklik və bitmə tarixləri.
- Qüvvədə olan versiya və əvvəlki versiyaya istinad.
Giriş icazələri və müddət nəzarəti
Hər sənəd bütün rəhbərlərə və əməkdaşlara açıq olmamalıdır. Girişi vəzifə və iş ehtiyacına görə müəyyən edin. Siyahını görmək, faylı açmaq, yükləmək və dəyişmək ayrı icazələr ola bilər. Müddətli sənədlər üçün bitmə tarixini və xəbərdarlığa cavabdeh şəxsi göstərin. Xəbərdarlıq göndərilməsi işin tamamlandığı demək deyil; yenilənmiş sənədin reyestrə daxil olub-olmadığını yoxlayın.
Arxiv və audit hazırlığı
Aktiv sənədlə arxiv qeydini ayırın. Köhnə versiyaların dəyişdirilməməsi, dəyişiklik tarixçəsinin izlənməsi və bərpa prosesinin sınağı faydalıdır. Saxlama müddətləri və elektron sənədin hüquqi qüvvəsi ayrıca hüquqi tələblərə bağlıdır; sistemdə fayl saxlamaq avtomatik olaraq bütün bu tələblərin yerinə yetirilməsi deyil. Audit hazırlığında əvvəlcə reyestrin tamlığını, sonra sənədlərin açıldığını və icazələrin uyğunluğunu yoxlayın.
Sənəd reyestrində hansı sahələr olmalıdır?
Faylın adında bütün məlumatı saxlamaq əvəzinə strukturlaşdırılmış reyestr qurun. Əməkdaş ID-si, sənəd növü, qeydiyyat nömrəsi, verilmə və bitmə tarixi axtarışı asanlaşdırır. Hər sənədə məsul şəxs və giriş səviyyəsi təyin edin. Bitmə tarixi olmayan sənəddə təsadüfi tarix yazmayın; bu hal ayrıca qeyd edilsin.
- Əməkdaş ID-si və əlaqəli iş münasibəti.
- Sənədin növü, versiyası və statusu.
- Məsul şəxs, tarixlər və baxış icazəsi.
Elektron sənəd arxivi və reyestr
Arxiv və elektron imza fərqli funksiyalardır
Skan edilmiş sənədin bir qovluğa yüklənməsi avtomatik olaraq hüquqi imza, razılaşdırma və ya dövlət sistemində qeydiyyat yaratmır. Arxiv saxlanma və tapılma problemini həll edir; razılaşdırma axını qərarları izləyir; imza isə ayrıca tələblərə tabedir. Təchizatçıdan bu funksiyaların hansının mövcud olduğunu və hansının əlavə inteqrasiya tələb etdiyini yazılı şəkildə soruşun.
Təchizatçı ilə yoxlanacaq tələblər
Müddət nəzarətinin faydalı təşkili
Bildirişin özü məsələni həll etmir. Məsul şəxsin bildirişi gördüyünü, hansı addımı atdığını və yeni sənədin nə vaxt gözlənildiyini izləmək lazımdır. Yoxlama siyahısını sənəd növünə və əməliyyat riskinə görə hazırlayın. Saxlanma müddətlərini və şəxsi məlumatlara çıxışı təsadüfi ümumi rəqəmlərlə müəyyən etməyin; tətbiq olunan tələbləri ayrıca təsdiqləyin.
Sənədi elektron şəxsi işlə əlaqələndirin Məzmunun sərhədləri və düzəliş qaydası